Ο βασικότερος εχθρός της καλής διαχείρισης του χρόνου είναι το πρώτο αξίωμα του νόμου του Πάρκινσον ότι «κάθε εργασία τείνει να καλύψει το σύνολο του διαθέσιμου χρόνου για την ολοκλήρωσή της». Η υπόθεση αυτή εξηγεί το φαινόμενο της εξάντλησης του διαθέσιμου χρόνου για την εκτέλεση μίας εργασίας, η οποία θα μπορούσε να ολοκληρωθεί γρηγορότερα από τη χρονική προθεσμία που έχει οριστεί. Τις περισσότερες φορές, μάλιστα, παρατηρείται η ζήτηση για επέκταση της καθορισμένης προθεσμίας (Parkinson, 1958). Το φαινόμενο αυτό μπορεί να ερμηνευτεί αν λάβει κανείς υπόψη τους παρακάτω παράγοντες:
- Αναβλητικότητα: Η αναβλητικότητα σύμφωνα με ψυχολόγους αποδίδεται στην τάση αποφυγής ευθυνών και στο άγχος που διακατέχει το άτομο. Συνήθως η αναβλητικότητα συνδέεται με εργασίες που χαρακτηρίζονται ανιαρές, βαρετές και τετριμμένες. Πολλές φορές συνδέεται και με το φόβο και την έλλειψη εμπιστοσύνης των ατόμων στις ικανότητές τους. Η δυσκολία συγκέντρωσης, η κόπωση και η έλλειψη κινήτρων αποτελούν με τη σειρά τους αίτια που ωθούν στην αναβολή μίας εργασίας.
- Έλλειψη προγραμματισμού και οργάνωσης: Είναι σημαντικό κάθε άτομο να μπορεί να οργανώνει τον προσωπικό του χώρο, εφαρμόζοντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης, αποφεύγοντας τη συσσώρευση χαρτιών και σημειωμάτων, ενώ παράλληλα να μπορεί να οργανώνει το χρόνο του χρησιμοποιώντας σχετικά εργαλεία (ημερολόγια, λίστα, χρονοδιάγραμμα κ.λπ.). Συνήθως η έλλειψη οργάνωσης και προγραμματισμού συνδέεται άρρηκτα με τα χαρακτηριστικά και την προσωπικότητα του ατόμου. Η αποδοτικότητα ποτέ δεν είναι σταθερή. Μερικοί άνθρωποι έχουν μεγαλύτερη διαύγεια τις πρωινές ώρες, ενώ άλλοι τις βραδινές. Συνεπώς, εκτός από την οργάνωση του χώρου, η ποιοτική οργάνωση του χρόνου είναι ιδίας σημασίας.
- Δυσκολία άρνησης: Ο εργαζόμενος ευγενικά αλλά κατηγορηματικά οφείλει να αποκρούσει εκείνους που τον διακόπτουν κατά τη διάρκεια μίας εργασίας και να αρνηθεί υποχρεώσεις άλλων που δεν μπορεί να αναλάβει. Η δυσκολία άρνησης συνδέεται σε σημαντικό βαθμό με τον τύπο της προσωπικότητας του ατόμου.
- Τελειομανία: Παρ’ ότι θα μπορούσε να θεωρηθεί θετικό χαρακτηριστικό, η τελειομανία συγχέεται με μία τάση αναβλητικότητας. Μία εργασία αναβάλλεται με την πρόφαση ότι δεν είναι τέλεια και μπορεί να γίνει καλύτερα. Στην κατάσταση αυτή ο εργαζόμενος αναλώνεται σε λεπτομέρειες και αυτό καθυστερεί την ολοκλήρωσή της. Συχνό είναι το φαινόμενο της τελειομανίας ως μηχανισμού άμυνας-αποφυγής εργασίας, με την αιτιολογία ότι θα αναβληθεί για να διεκπεραιωθεί αργότερα με πιο ποιοτικό τρόπο, με αποτέλεσμα να μην πραγματοποιείται ποτέ.
- Συναισθηματική κατάσταση: Τα συναισθήματα όπως ο θυμός, η ζήλια, ο φόβος απομακρύνει την προσοχή του εργαζομένου από το στόχο. Εάν το μυαλό δεν είναι συγκεντρωμένο στην εργασία, τότε αυτή διαρκεί περισσότερο.
Υπάρχουν ποικίλες τεχνικές και μέθοδοι που μπορούν να βελτιώσουν σε σημαντικό βαθμό τη διαχείριση του χρόνου, άρα και την εργασιακή τους απόδοση, όπως είναι ο καθορισμός προτεραιοτήτων, ο συστηματικός προγραμματισμός, ο καθορισμός στόχων κ.λπ.. Όλες οι τεχνικές και οι μέθοδοι πρέπει να ακολουθούν πιστά κάποιες βασικές αρχές, οι οποίες σύμφωνα με το Forster (2000) συνοψίζονται στις εξής:
- Καθορισμός ξεκάθαρων και συγκεκριμένων στόχων
- Χρονικές προθεσμίες και δεσμεύσεις
- Τμηματοποίηση εργασιών και σταδιακή εκτέλεση
- Αποφυγή μισοτελειωμένων εργασιών
- Εκτέλεση κάθε φορά ενός τμήματος της εργασίας
- Εξάλειψη των τυχαίων παραγόντων, που αποσπούν την προσοχή

* Ο Ευστράτιος Παπάνης είναι επίκουρος καθηγητής Τμήματος Κοινωνιολογίας Πανεπιστημίου Αιγαίου και η Κατερίνα Μπαλάσα είναι κοινωνιολόγος.